Внутрішній фінансовий аудит як превентивна контрольна діяльність у сфері публічних закупівель

Abstract

Статтю присвячено ролі внутрішнього фінансового аудиту у сфері публічних закупівель в Україні. Метою статті є визначення ролі внутрішнього фінансового аудиту як інструменту запобігання зловживанням у сфері публічних закупівель шляхом аналізу та систематизації теоретичних основ, практичних аспектів здійснення внутрішнього фінансового аудиту, а також розробки рекомендацій для підвищення його ефективності, прозорості та раціонального використання бюджетних коштів. Система публічних закупівель в Україні представляє собою досить потужну і складну систему, якій притаманні постійні зміни та пристосування до сучасних реалій ситуації в Україні, зокрема військового стану. З метою попередження правопорушень та забезпечення превентивної функції контролю, підкреслено значення внутрішнього фінансового аудиту питань публічних закупівель та обґрунтовано необхідність запровадження його обов’язковості в установах державного сектору. Це в свою чергу забезпечить зменшення кількості правопорушень, суми незаконного використання бюджетних коштів, які виявляють органи зовнішнього контролю за закупівельною діяльністю та попередить адміністративні штрафи з посадових (службових) та уповноважених осіб та керівництва замовника. Досліджено законодавчі та нормативно-правові акти з питань здійснення внутрішнього фінансового аудиту публічних закупівель, розглянуто особливості організації та методики внутрішнього фінансового аудиту за станом внутрішнього контролю публічних закупівель як незалежної діяльності та розроблено заходи щодо оптимізації публічних закупівель на основі рекомендацій внутрішнього аудитора. Підкреслено, що система публічних закупівель стикається з викликами, такими як недостатній внутрішній фінансовий контроль та аудит, низька кваліфікація учасників, внутрішніх аудиторів і корупційні ризики, що потребує вдосконалення через посилення механізмів внутрішнього фінансового аудиту, підвищення професійного рівня відповідальних осіб та подальший розвиток функціоналу Prozorro для покращення його аналітичних можливостей. Для зміцнення результативності зовнішнього контролю публічних закупівель, слід посилити заходи внутрішнього фінансового аудиту закупівельної діяльності, зокрема: аналіз тендерної документації, верифікацію умов постачання та моніторингу виконання договорів. Цей підхід дозволяє знизити ризики, пов’язані з недобросовісною конкуренцією, невідповідністю технічних вимог або затримками у виконанні договорів. Виявлені порушення документуються внутрішніми аудиторами та стають основою для коригувальних заходів. Розроблені внутрішні регламенти деталізують процедури закупівель, забезпечують організованість та відповідність процесу нормативно правовим вимогам. Це сприяє підвищенню рівня професійності уповноважених осіб з питань закупівель та злагодженості дій на всіх етапах закупівель. Впровадження сучасних методів внутрішнього фінансового аудиту, цифрових інструментів і системного підходу до управління публічними закупівлями дозволить не лише мінімізувати корупційні ризики, але й підвищити прозорість й ефективність використання бюджетних коштів. Результати дослідження доводять, що ефективно організований внутрішній фінансовий аудит сприяє зменшенню фінансових ризиків та сприяє підвищенню прозорості та ефективності здійснення публічних закупівель. У висновках обґрунтовано необхідність удосконалення правової бази, посилення незалежності, підвищення кваліфікації внутрішніх аудиторів, уповноважених осіб замовника та впровадження цифрових технологій у контрольні процеси.

The article is devoted to the role of internal financial audit in the field of public procurement in Ukraine. The purpose of the article is to determine the role of internal financial audit as a tool for preventing abuse in the field of public procurement by analyzing and systematizing the theoretical foundations and practical aspects of internal financial audit, as well as developing recommendations for improving its effectiveness, transparency, and rational use of budget funds. The public procurement system in Ukraine is a rather powerful and complex system, which is characterized by constant changes and adaptations to the current realities of the situation in Ukraine, in particular martial law. In order to prevent violations and ensure the preventive function of control, the importance of internal financial audit of public procurement issues is emphasized and the need to make it mandatory in public sector institutions is justified. This, in turn, will reduce the number of violations and the amount of i llegal use of budget funds detected by external control bodies over procurement activities and prevent administrative fines from being imposed on officials (civil servants) and authorized persons and the customer's management. The public procurement system has evolved from the centralized planning of the Soviet period to a modern model based on transparency, competition, and international standards, enabling Ukraine to integrate into global procurement practices. The introduction of the Prozorro system has been a major achievement of the reforms, ensuring access to information, competition, and public control, as well as significantly reducing corruption risks. Legislative and regulatory acts on the implementation of internal financial audits of public procurement were studied, the features of the organization and methodology of internal financial audits in terms of internal control of public procurement as an independent activity were considered, and measures to optimize public procurement based on the recommendations of the internal auditor were developed. It is emphasized that the public procurement system faces challenges such as insufficient internal financial control and audit, low qualifications of participants and internal auditors, and corruption risks, which require improvement through strengthening internal financial audit mechanisms, raising the professional level of responsible persons, and further developing Prozorro's functionality to improve its analytical capabilities. To strengthen the effectiveness of external control of public procurement, internal financial audit measures for procurement activities should be strengthened, in particular: analysis of tender documentation, verification of delivery terms, and monitoring of contract performance. This approach reduces the risks associated with unfair competition, non-compliance with technical requirements, or delays in contract performance. Identified violations are documented by internal auditors and form the basis for corrective measures. The internal regulations that have been developed detail procurement procedures, ensure organization, and ensure that the process complies with regulatory and legal requirements. This contributes to increasing the level of professionalism of authorized persons in procurement matters and the coordination of actions at all stages of procurement. The introduction of modern methods of internal financial audit, digital tools, and a systematic approach to public procurement management will not only minimize corruption risks but also increase the transparency and efficiency of budget funds use. The results of the study prove that an effectively organized internal financial audit contributes to reducing financial risks and increasing the transparency and efficiency of public procurement. The conclusions justify the need to improve the legal framework, strengthen independence, improve the qualifications of internal auditors, and introduce digital technologies into control processes.