Метод вибору підходу для управління портфелем проєктів і його застосування

Abstract

Управління портфелями проєктів в останні десятиліття з емпіричної області перетворилося на область з розвиненими технологіями управління, зокрема з активним використанням інформаційних технологій. Створено низку стандартів та керівництв у галузі управління портфелем проєктів. Розроблено багато десятків спеціалізованих програмних засобів. Ефект від управління портфелем проєктів організації істотно залежить від обраного підходу до управління, а також рівня використання можливостей управління портфелем проєктів. Рівень використання можливостей управління портфелем проєктів – це рівень зрілості організації у цій галузі. Метою статті є застосування методу вибору підходу до управління портфелем проєктів. У статті пропонується здійснювати вибір підходу до управління портфелем проєктів шляхом вирішення двокритеріального завдання. Перший критерій – ризики, властиві цьому підходу під час управління портфелем проєктів організації в конкретних умовах. Чим менші ці ризики, тим якісніший підхід застосовується. Другий критерій – витрати на застосування оцінюваного підходу. Розглянуто застосування запропонованого методу для вдосконалення управління портфелем проєктів в одному з технічних університетів України. Оцінили ризики від невиконання або недосконалого виконання процесів управління портфелем у цьому університеті. Оцінили також існуючі витрати на управління портфелем проєктів. Для підвищення якості управління в університеті доцільно покращити виконання процесів управління портфелем та впровадити ті процеси, які поки що не виконуються. Це може бути зроблено шляхом впровадження комп'ютеризованої системи управління портфелем проєктів та проєктами університету. Як таку систему можна застосувати Jira Portfolio Commercial. При використанні комп’ютеризації з'являться нові процеси управління портфелем проєктів. Для низки існуючих в організації процесів вдасться скоротити витрати на оплату праці працівників. Для багатьох процесів вдасться зменшити ризики від невиконання чи недосконалого їх виконання. Впровадження комп'ютеризації управління портфелем проєктів дозволить зменшити витрати на управління на 1,8% і знизити ризики на 49,4%, тобто майже вдвічі.

Project portfolio management has evolved in recent decades from an empirical field to a field with advanced management technologies, including the active use of information technology. A number of standards and guidelines for project portfolio management have been created. Many dozens of specialized software tools have been developed. The effectiveness of an organization's project portfolio management significantly depends on the chosen management approach, as well as the level of use of project portfolio management capabilities. The level of utilization of project portfolio management capabilities is the level of maturity of an organization in this area. The aim of the article is to apply the method of project portfolio management approach selection. The article proposes to carry out the selection of a project portfolio management approach by solving a two-criteria problem. The first criterion is the risks inherent in this approach in the management of the organization's project portfolio under specific conditions. The less these risks, the more qualitative approach is applied. The second criterion - the costs of applying the evaluated approach. The application of the proposed method to improve project portfolio management in one of the technical universities in Ukraine was considered. Risks from non-performance or imperfect performance of portfolio management processes at the university were assessed. We also assessed the existing costs of managing the portfolio of projects. To improve the quality of management at the university, it is advisable to improve the execution of portfolio management processes and implement those processes that are not yet performed. This can be done by implementing a computerized portfolio and project management system for the university. Jira Portfolio Commercial can be used as such a system. With the use of computerization, new processes for project portfolio management will appear. For a number of existing processes in the organization, employee payroll costs will be reduced. For many processes, risks from non-performance or imperfect execution will be reduced. Computerization of project portfolio management will enable to reduce management costs by 1.8% and risks by 49.4%, i.e. almost by half.