Безпаперовий офіс в українських реаліях на прикладі компанії ПАТ "САН ІнБев Україна"

Abstract

Проведено аналіз основних досліджень успішних проектів з ліквідації паперу, виявлені найбільш вагомі причини використання паперу та шляхи їх оптимізації. Проведено дослідження правових і законодавчих аспектів в Україні з використання електронного документообігу. Розглянуто і проаналізовані найбільш поширені види документів, які зустрічаються на підприємстві. Виявлено відділи, які друкують найбільшу кількість паперу в офісі методом статистичного збору даних і їх обробкою. Опрацьовано законодавчу базу України щодо впровадження електронного документообігу. Виявлено бар'єри, які не дозволяють українським підприємствам повністю перейти на безпаперову модель обробки і зберігання інформації на електронних і цифрових носіях. На прикладі бухгалтерських книг з історією про зміни в зарплаті співробітників компанії виявлено, що дані книги не можуть бути оцифровані, оскільки витрати часу на розпізнавання тексту занадто великі, що представляє собою неефективний підхід до оптимізації використання паперу в офісі, при цьому оптимізуючи кілька одних процесів від ручних модифікацій, тим самим додаючи роботи іншому персоналу, або витрачаючи кошти на послуги аутсорсингової компанії. Проведено аналіз відділів офісу підприємства і кількості паперу, яка друкується в кожному відділі. Ознайомлення із заходами, які ведуться на підприємстві для зменшення кількості паперу. Розроблено рекомендації щодо подолання бар'єрів на шляху зменшення використання паперу та шляхи оптимізації використання паперових носіїв інформації. Запропонована оптимізація процесу інвентаризації основних засобів шляхом застосування електронного коду для сканування цифровим носієм і швидким отриманням інформації про всі основні засоби в реєстрі. Розраховано кількісне вираження від впровадження можливих заходів і економія для підприємства.

The analysis of the main studies of successful projects on the elimination of paper was carried out, the most significant rea sons for using paper and ways to optimize them were identified. The study of legal and legislative aspects in Ukraine on the use of electronic document management. Considered and analyzed the most common types of documents that are found in the enterprise. Identified departments that print the greatest amount of paper in the office by the method of statistical data collection and processing. The legislative base of Ukraine on the introduction of el ectronic document circulation was processed. Barriers that do not allow Ukrainian enterprises to fully switch to a paperless model of processing and storing information on electronic and digital media have been identified. On the example of books with a history of changes in the salaries of company employees, it was found that these books cannot be digitized, because the time spent on recognizing text is too large, which represents an inefficient approach to optimizing the use of paper in the office, while optimizing several processes from manual modifications, thereby adding work to other personnel, or spending money on the services of an outsourcing company. The analysis of the departments of the office of the enterprise and the amount of paper that is printed in each department. Acquaintance with measures that are conducted at the enterprise to reduce the amount of paper. Recommendations for overcoming barriers to reducing paper use and ways to optimize the use of paper media have been developed. The proposed optimization of the process of inventory of fixed assets using the method of introducing an electronic code for scanning with digital media and quickly obtaining information about all fixed assets in the registry. Calculated quantitative expression from the introduction of possible measures and savings for the enterprise.