Management of archive and library institutions: expert evaluation of the quality of activities

Abstract

The use of information technologies in the practical activities of archival and library institutions is becoming more and more widespread. This actualizes the study of the issue of library and archive management and the implementation of quality management systems in the activities of libraries and archives. This problem is exacerbated by the current emergency situation in which archival and library institutions operate. Therefore, it is necessary to involve modern approaches to assessing the quality of library and archive management. The use of expert methods for evaluating multi-faceted systems has a long tradition. Expert assessment methods are used in various fields, in particular, during crisis situations of managerial and socio-economic problems, analysis and forecasting having a large number of social factors. The involvement of a number of methods of related disciplines, including interviewing, questionnaires, surveys, the Delphi method, brainstorming, conference of ideas, etc., contribute to the effective analysis of the management system of a scientific or educational institution. The implementation of the method of expert evaluations in the work of scientific institutions, in particular the archival and library direction, is especially relevant, since the problems of ensuring the quality of their activities are solved with the help of these methods. The quality of activity of the scientific and technical library and archive based on the involvement of experts from three groups was monitored. These are representatives of the teaching staff, researchers and students. The evaluation of such indicators as the process of quality information support of education and research was carried out; the process of reengineering and maximum automation; the process of providing library and archival services. As a result, the positive and weak points of the library and archive institution management were revealed. Based on the results of the analysis, the top management of archival and library institutions should set the new goals regarding the quality level of library and archival services provided, establish a strategy for increasing user satisfaction, assessing the suitability of the structure and resources for future development.Застосування інформаційних технологій у практичній діяльності архівних і бібліотечних установ набуває все більшого поширення. Це актуалізує вивчення питання менеджменту бібліотечної та архівної справи та впровадження систем управління якістю у діяльність бібліотек і архіві. Підсилює цю проблему надзвичайна ситуація сьогодення, в умовах якої працюють архівні і бібліотечні установи. Тому необхідно залучати сучасні підходи оцінювання якості менеджменту бібліотечної та архівної справи. Застосування експертних методів для оцінювання різнопланових систем має давні традиції. Методи експертного оцінювання застосовують у різних галузях, зокрема під час вирішення кризисних ситуацій управлінських та соціально-економічних проблем, аналізу й прогнозування з великою кількістю соціальних факторів. Залучення низки методів суміжних дисциплін, зокрема інтерв’ювання, анкетування, опитування, метод Дельфі, мозковий штурм, конференція ідей тощо, сприяють ефективному аналізу системи менеджменту наукової чи освітньої установи. Особливо актуально впровадження методу експертних оцінок в роботу наукових установ, зокрема архівного та бібліотечного спрямування, оскільки за допомогою цих методів вирішуються проблеми забезпечення якості їхньої діяльності. Проведено моніторинг якості діяльності науково-технічної бібліотеки та архіву на основі залучення експертів трьох груп. Це представники професорсько-викладацького складу, наукові співробітники і студенти. Зроблена оцінка таких показників як процес якісної інформаційної підтримки освіти та досліджень; процес реінжинірингу та максимальної автоматизації; процес надання бібліотечних та архівних послуг. У підсумку були виявлені позитивні й слабкі сторони менеджменту бібліотечної та архівної установи. За результатами аналізу, з боку вищого керівництва архівних і бібліотечних установ мають встановити нові цілі щодо рівня якості бібліотечних та архівних послуг, стратегію стосовно підвищення задоволеності користувачів, оцінювання придатності структури та ресурсів для майбутнього розвитку.