Теоретико-методологічне обгрунтування засад стандартизації вимог до оформлення документів

Abstract

Стаття присвячена теоретико-методологічному обґрунтуванню засад стандартизації вимог до оформлення документів. Мета роботи – визначення впливу стандартизації на вимоги до оформлення документів, зокрема, управлінського характеру. Дослідження базувалося на методологічній основі, яка включала широкий спектр загальнонаукових, спеціально-наукових та специфічних методів, що застосовувалися для вивчення проблематики задля досягнення поставленої мети. Важливим принципом, на якому акцентувалася увага, був принцип історизму (розвиток стандартизації як окремого інституту під впливом різноманітних факторів). Крім цього, дослідження базувалося на принципах об’єктивності та цілісності. Застосування комплексу наукових методів дозволило встановити досягнення та проблеми стандартизації в галузі керування документаційними процесами, а також розкрити перспективи новітніх досліджень. Робота зосереджена на важливості стандартизації процесу оформлення документів і її теоретичних основах. У статті розглядаються питання, пов'язані з раціоналізацією оформлення документів, уніфікацією та гармонізацією вимог до їх структури, зовнішнього вигляду та формату. Окремий блок інформації присвячений дослідженню систем електронного документообігу, їх ролі та функціональному призначенню у сучасному діловодстві. У статті також висвітлюється питання процедур контролю якості документів, включаючи відповідність стандартам та правилам. Наголошено, що стандартизація вимог до оформлення документів є важливим елементом ефективного документування, сприяє зрозумілості, зручності та обміну інформацією між різними структурними підрозділами організації. Зазначена стаття може бути корисною для фахівців з документування, стандартизації та управління якістю, а також для всіх, хто цікавиться питаннями організації документального обігу та вдосконалення процесів документації.

The article is devoted to the theoretical and methodological substantiation of the principles of standardization of requirements for the preparation of documents. The purpose of the work is to determine the impact of standardization on the requirements for the preparation of documents, in particular, of an administrative nature. The research was based on a methodological basis, which included a wide range of general scientific, special scientific and specific methods used to study the issues in order to achieve the set goal. An important principle on which attention was focused was the principle of historicism (the development of standardization as a separate institution under the influence of various factors). In addition, the research was based on the principles of objectivity and integrity. The application of a complex of scientific methods made it possible to establish the achievements and problems of standardization in the field of management of documentation processes, as well as to reveal the perspectives of the latest research. The work will focus on the importance of standardization of the document preparation process and its theoretical foundations. The article deals with issues related to the rationalization of document design, unification and harmonization of requirements for their structure, appearance and format. A separate block of information is dedicated to the study of electronic document management systems, their role and functional purpose in modern office management. The article also covers the issue of document quality control procedures, including compliance with standards and regulations. It is emphasized that the standardization of document preparation requirements is an important element of effective documentation, promotes clarity, convenience and exchange of information between various structural divisions of the organization. This article can be useful for specialists in documentation, standardization and quality management, as well as for everyone who is interested in issues of organization of document circulation and improvement of documentation processes.